Documentalist in Den Bosch

Over de functie

mag. 260930-HKO-001

Je gaat aan de slag als documentalist binnen een projectomgeving waarin je zorgt voor een goed ingericht en actueel digitaal projectarchief. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer, archivering en informatiehuishouding, zodat informatie correct, volledig en tijdig beschikbaar is. Daarbij werk je binnen de richtlijnen van het project en lever je een belangrijke bijdrage aan een WOO-bestendige archiefomgeving. Je combineert inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een coachende en coördinerende rol richting gebruikers.

Wat ga je doen

• Je beheert de archivering in het document management systeem tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en waardeert dossiers.
• Je autoriseert medewerkers en beheert autorisaties binnen het gebruikte document management systeem.
• Je geeft training en opleiding aan projectmedewerkers en begeleidt hen bij documentbeheer en archiefvorming.
• Je zorgt voor de benodigde middelen voor documentbeheer en archivering.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het document management systeem.
• Je maakt standaardweergaven en standaard zoekvragen in het document managementsysteem op basis van de behoeften van medewerkers.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen actueel.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op een juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders.
• Je zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar komt voor de juiste persoon, waaronder het routeren van post- en e-mailstukken.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.

Over jou

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau.
• Je werkt zelfstandig en organiseert je eigen werkzaamheden effectief.
• Je bent analytisch sterk en legt gemakkelijk verbanden.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je bent hands-on en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk helder en zorgvuldig.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen.
• Je werkt nauwkeurig en bent omgevingsbewust.
• Je bent proactief, ontwikkelt jezelf continu en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren.

Eisen

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken met een Document Management Systeem (DMS) en met het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening, en van het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je sluit in sterke mate aan op de genoemde competenties.

Competenties

• Je beschikt over analytisch denkvermogen en kunt verbanden leggen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en kunt denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert actief en haalt de vraag achter de vraag naar boven.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je hebt een proactieve instelling.
• Je kunt zelfstandig plannen en organiseren en haalt je deadlines zonder stress.
• Je ontwikkelt jezelf continu en past wat je leert toe in je werk.
• Je voert je werk zelfstandig uit, neemt initiatief om zaken te verbeteren en zoekt collega’s op wanneer dat nodig is.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag. 260930-HKO-001

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.