Directie Ondersteuner in Utrecht

Over de functie

kvk. 1249

Je gaat aan de slag als directieondersteuner binnen een dynamische IT-omgeving waarin je een sleutelrol vervult in de dagelijkse ondersteuning van de directeur. In deze opdracht zorg je ervoor dat organisatorische, secretariële en administratieve processen effectief en accuraat verlopen. Je bent de rechterhand van de directeur en beweegt je soepel tussen verschillende interne partijen, multidisciplinaire teams en bestuurlijke overleggen. Met jouw organisatietalent, vooruitziende blik en gevoel voor verhoudingen breng je rust, overzicht en structuur in een complexe werkomgeving.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt en ontzorgt de directeur op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden, praktische en operationele zaken en vraagstukken.
• Je informeert en stemt af met betrekking tot de prioritering en uitvoering van de werkzaamheden.
• Je brengt planningsprocessen in kaart en bewaakt de tijdige naleving van gemaakte afspraken.
• Je zet besluitvorming om naar een activiteitenkalender.
• Je analyseert en toetst besluitvormingsprocessen en de hierin aan de directeur voorgelegde stukken op correctheid en volledigheid.
• Je bereidt activiteiten voor, volgt deze op en spreekt collega’s aan op afspraken, gedrag en resultaten.
• Je denkt mee over wat er moet gebeuren en betrekt tijdig de juiste collega’s en teams om resultaten te realiseren.

Eisen

• Kandidaat heeft aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
• Afgeronde opleiding is richting Office en management
• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met werken in een soortgelijke functie
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met strategische beleidsadvisering
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbaar ervaring met inzicht hebben in de besluitvormings- en werkprocessen binnen organisaties
• Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbaar ervaring met het opstellen van beleidsadviezen, redigeren van teksten en vormgeven van adequate communicatie
• Kandidaat dient in het Nederlands te communiceren

Wensen

• Kandidaat heeft een certificering van Schoevers
• Kandidaat heeft … jaar aantoonbare ervaring met werken in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams en een directieteam
• Kandidaat heeft … jaar aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van planningsprocessen en het bewaken van de tijdige naleving van gemaakte afspraken
• Kandidaat heeft … jaar aantoonbare ervaring met werken bij een soortgelijke overheidsorganisatie

Competenties

• Creativiteit
• Resultaatgericht
• Plannen en organiseren
• Kwaliteitsgerichtheid
• Samenwerken
• Je hebt een open persoonlijkheid, kan goed luisteren, bent integer en begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar.
• Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en functioneert tactvol en geduldig.
• Je hebt een proactieve houding, bent wendbaar en blinkt uit in het oplossen van praktische problemen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

kvk. 1249

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.