Vacature verlopen

Deze vacature is niet meer actief.

Managementassistent (parttime) in Utrecht

Utrecht
Management Assistent(e)
14-05-2022
30
Stel een vraag
Omschrijving
Als Managementassistent ondersteun jij de hoofden van dienst van de drie verschillende ondersteunende diensten, te weten de afdeling Onderwijs & Kwaliteit, het Begeleidingsteam en de afdeling Onderwijsondersteuning. Je werkt daarbij nauw samen met de medewerkers van het directiesecretariaat.
De medewerker secretarieel B is verantwoordelijk voor het bieden van niet-standaard secretariële ondersteuning waarbij sprake is van een grote mate van zelfstandigheid en eigen initiatief, het ondersteunen van complexe (management)overleggen en het bieden van administratieve ondersteuning op basis van globale afspraken. In deze functie kan ook sprake zijn van het verrichten van coördinerende werkzaamheden

De werkzaamheden bestaan onder andere uit het beheer en bewaken van agenda's. Jij regelt de voorbereiding en planning van de gesprekken in het kader van de gesprekkencyclus van de medewerkers van de genoemde afdelingen en bewaakt de afhandeling daarvan. Je stelt planningen op en maakt rapportages o.a. m.b.t. het verlof van medewerkers. Daarnaast faciliteer jij de verschillende overleggen en bijeenkomsten d.m.v. het plannen en voorbereiden hiervan en draagt daarbij zorg voor een tijdige verspreiding van de benodigde documenten. Jij bent een spin in het web van de organisatie hiervan. Tevens treedt jij op als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers van de diensten en bewaak jij de voortgang op de afspraken.

Ben jij onze nieuwe collega die:
  • uitstekende communicatieve vaardigheden heeft
  • resultaatgericht is
  • kwaliteit van het werk hoog in het vaandel heeft staan
  • derden klantvriendelijk te woord kan staan
  • over een pro-actieve houding beschikt
  • goed kan samenwerken met personeel uit alle geledingen van een organisatie
  • in grote mate zelfstandig kan opereren
  • snel kan schakelen
Vereisten
  • Je hebt aantoonbaar mbo-plus werk- en denkniveau
  • Je beschikt over algemene theoretische en praktische kennis van secretariële ondersteuning en secretarieel @ administratief procedures en voorschriften
  • Je hebt gevoel bij- en inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie en bent bekend met de aard van de werkzaamheden binnen het management
  • Je bent vaardig in het gebruik van MSOffice 365-applicaties, waaronder Teams, en maakt je makkelijk nieuwe applicaties en administratieve systemen eigen.
  • Je bent vaardig in het voorbereiden, vastleggen en afhandelen van (management)overleggen
Wat bieden wij
  • Een zelfstandige functie met voldoende uitdaging en inhoud in een informele en prettige organisatie en een leuk team.
  • Afhankelijk van ervaring bedraagt het salaris maximaal €3083,- bruto per maand bij een volledige betrekking (carrièrepatroon 7 van de CAO mbo), in eerste instantie voor de duur van een jaar.
  • Daarnaast bieden we gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering, acht procent vakantietoeslag, een tegemoetkoming in je ziektekostenverzekering, betaald en onbetaald ouderschapsverlof en dertig vakantiedagen.