Secretarieel Administratief medewerker in Amsterdam

Over de functie

Foutloos in communicatie en administratie. Een bekende en internationale rederij is op zoek naar een secretarieel administratief medewerker. Eentje die van wanten weet! Binnen deze functie ga je namelijk werken voor de afdeling vennoten en dit is een serieuze functie binnen de organisatie. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe communicatie van de Vennoten. Het bedrijf heeft een groot bestand aan aandeelhouders van alle schepen, waar jij de gehele documentatie van bijhoudt. Alles wat er aan werkzaamheden rondom de vennotenadministratie komt kijken is jouw verantwoordelijkheid. Dit doe je niet alleen. Er zit een doorgewinterde collega naast je, die jij gaat ondersteunen en jouw de kneepjes van het vak gaat leren!       

Jouw verantwoordelijkheden als  Secretarieel Administratief Medewerker:

Ordenen en Organiseren is jouw specialisme. Jij zorgt dat de hele documentatie van A-Z wordt geregeld en compleet in het archief staat. Wat komt hier allemaal bij kijken? 

• De communicatie en correspondentie met de vennoten/aandeelhouders is jouw prioriteit. Denk hierbij aan het beheren van de mailboxen, uitwerken van brieven, e-mails en memo's. Zo kan het zijn dat jij uitnodigingen moet versturen voor aandeelhoudersvergaderingen of vragen beantwoordt omtrent de procedures. 
• Screenen, beoordelen en documenteren van documenten. Alles wordt door jou goed archiveert zowel in dossiers op de plank als digitaal. Daarnaast controleer jij ook uitgaande documenten op spel-taalfouten. 
• Voor de directie heb jij een signaalfunctie. Vragen waar jij geen antwoord op kunt geven, informatie die jij tekort komt of communicatie die is blijven liggen, bundel jij samen en leg je als een pakketje bij hen neer. Tijdens jullie meeting behandelen jullie deze onderwerpen, jij pakt vervolgens de zaken weer op. 
• Alles rondom de aankoop van aandelen binnen de organisatie door interne of externe vennoten is jouw terrein! Denk hierbij aan overeenkomsten maken, verklaringen versturen, de verwerking van aktes richting de notarissen, certificaten opmaken en controleren. 
• De afdeling gaat ook een omslag maken naar een nieuw systeem. Jij bent iemand die nieuwe systemen snel oppakt en de ordening van het programma voor jullie afdeling op zich wil nemen. 

Het bedrijf

Je gaat dit doen voor een rederij die zijn 100-jarige bestaan viert. Ze hebben 6 verschillende bedrijfstakken die allemaal te maken hebben het vervoeren van bijzondere soorten vracht. Met ongeveer 100 werknemers op kantoor en 300 op zee, zijn zij een sterspeler binnen de scheepvaartsector! Er hangt een open en informele sfeer op kantoor en niet geheel onbelangrijk; ze hebben elke dag een geheel verzorgde lunch voor het gehele personeel. 

Functieomschrijving

Foutloos in communicatie en administratie. Een bekende en internationale rederij is op zoek naar een secretarieel administratief medewerker. Eentje die van wanten weet! Binnen deze functie ga je namelijk werken voor de afdeling vennoten en dit is een serieuze functie binnen de organisatie. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe communicatie van de Vennoten. Het bedrijf heeft een groot bestand aan aandeelhouders van alle schepen, waar jij de gehele documentatie van bijhoudt. Alles wat er aan werkzaamheden rondom de vennotenadministratie komt kijken is jouw verantwoordelijkheid. Dit doe je niet alleen. Er zit een doorgewinterde collega naast je, die jij gaat ondersteunen en jouw de kneepjes van het vak gaat leren!       

Jouw verantwoordelijkheden als  Secretarieel Administratief Medewerker:

Ordenen en Organiseren is jouw specialisme. Jij zorgt dat de hele documentatie van A-Z wordt geregeld en compleet in het archief staat. Wat komt hier allemaal bij kijken? 

• De communicatie en correspondentie met de vennoten/aandeelhouders is jouw prioriteit. Denk hierbij aan het beheren van de mailboxen, uitwerken van brieven, e-mails en memo's. Zo kan het zijn dat jij uitnodigingen moet versturen voor aandeelhoudersvergaderingen of vragen beantwoordt omtrent de procedures. 
• Screenen, beoordelen en documenteren van documenten. Alles wordt door jou goed archiveert zowel in dossiers op de plank als digitaal. Daarnaast controleer jij ook uitgaande documenten op spel-taalfouten. 
• Voor de directie heb jij een signaalfunctie. Vragen waar jij geen antwoord op kunt geven, informatie die jij tekort komt of communicatie die is blijven liggen, bundel jij samen en leg je als een pakketje bij hen neer. Tijdens jullie meeting behandelen jullie deze onderwerpen, jij pakt vervolgens de zaken weer op. 
• Alles rondom de aankoop van aandelen binnen de organisatie door interne of externe vennoten is jouw terrein! Denk hierbij aan overeenkomsten maken, verklaringen versturen, de verwerking van aktes richting de notarissen, certificaten opmaken en controleren. 
• De afdeling gaat ook een omslag maken naar een nieuw systeem. Jij bent iemand die nieuwe systemen snel oppakt en de ordening van het programma voor jullie afdeling op zich wil nemen. 

Het bedrijf

Je gaat dit doen voor een rederij die zijn 100-jarige bestaan viert. Ze hebben 6 verschillende bedrijfstakken die allemaal te maken hebben het vervoeren van bijzondere soorten vracht. Met ongeveer 100 werknemers op kantoor en 300 op zee, zijn zij een sterspeler binnen de scheepvaartsector! Er hangt een open en informele sfeer op kantoor en niet geheel onbelangrijk; ze hebben elke dag een geheel verzorgde lunch voor het gehele personeel. 

Wat breng jij mee?

Minimaal 5 jaar secretariële administratieve werkervaring en een afgeronde mbo4/hbo opleiding. Wij zoeken iemand die goed kan alle processen van het project kan overzien, zaken aanpakt in plaats van laat liggen, maar ook de rust heeft om achter de computer netjes het papierwerk afhandelt. Omdat het bedrijf internationaal opereert, beheers jij de Nederlandse én Engelse taal perfect. 

Klinkt dit voor jou als een mooie stap in jouw carrière? Dan komen we graag met jou in contact! Stuur ons jouw CV via de button of stuur deze naar amsterdam@justinrecruitment.nl. Heb je nog enkele vragen? Bel ons op 020-6124945. 

Wat krijg jij?

Deze organisatie erkent dat de mensen het succes maken, en daarom willen zij het personeel goed belonen! Het is daarom ook niet gek dat veel collega's al jaren bij de organisatie werken, er wordt hier flexibel meegedacht met het individu en er is een hechte club van collega's. Er ligt daarom een mooi arbeidsvoorwaardenpakket voor jou klaar:

• Een contract direct bij de opdrachtgever
• Een salarisindicatie tussen de 2800-3500 euro bruto per maand
• Een functie voor 32-40 uur, waarbij je minimaal 4 dagen per week aanwezig bent
• Twee vaste maandsalarissen extra per jaar
• Bonusregeling
• 29 vakantiedagen
• Pensioenregeling
• Reiskostenvergoeding voor auto en openbaar vervoer
• Telefoon van de zaak
• Voor de deur parkeren!