Medewerker secretariaat College van Bestuur in Utrecht

Over de functie

Ben jij accuraat en organisatorisch aangelegd? Kenmerkt jouw werkwijze zich door tact, doortastendheid, professionaliteit en een zelfstandige houding? Dan is deze vacature van medewerker secretariaat iets voor jou! Je voert secretariële en administratieve werkzaamheden uit ter ondersteuning van het College van Bestuur. Je verzorgt het agendabeheer en je behandelt alle in- en uitgaande telefoongesprekken op een gedegen wijze. Daarnaast bereid je vergaderingen voor en treed je als notulist op tijdens overleg. Je weet belangrijke documenten feilloos terug te vinden omdat jouw archief immer up-to-date is.
Jouw overige taken:

• Afhandelen en beheer van (digitale en papieren) stukken, e-mail en telefoongesprekken dan wel voorleggen voor afhandeling aan de juiste persoon
• Maken van in- en externe afspraken
• Vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden en het verzorgen van de verslaglegging
• Archiveren en documenteren van gegevens
• Afhandelen van correspondentie
• Opmaken en opstellen/uitwerken van conceptteksten, dictaten, brieven, memo's en mededelingen
• Adequate overdracht van informatie alsmede ondersteuning van de leidinggevende
• Organiseren van diverse bijeenkomsten

We zijn op zoek naar een enthousiaste collega die in staat is om samen met onze MBO-colleges en ondersteunende diensten te werken aan up-to-date onderwijsgebouwen en professionele dienstverlening waar we trots op mogen zijn.

Wat breng jij als Medewerker secretariaat College van Bestuur

• Minimaal een afgeronde opleiding op mbo niveau op secretarieel gebied
• Kennis van en ervaring met ondersteunende werkzaamheden voor een College van Bestuur
• Algemeen vaktechnische kennis van de digitale opzet en inrichting van secretarieel administratieve processen, de secretariële en administratieve uitvoering van taken en archief-/documentatiebeheer
• Vaardig in het gebruik van ICT middelen, bekend met office 365 en Microsoft Teams
• Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen
• Stressbestendig, tactvol en representatief
• Nauwkeuring, zorgvuldig en sensitief

Wat bieden wij vanuit Zadkine

Bij Zadkine krijg je veel ruimte om te groeien. Binnen onze organisatie en op persoonlijk niveau.

• Een zelfstandige functie met veel uitdaging
• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.174  en € 3.678 (carrièrepatroon 7/8 van de CAO mbo) op basis van een fulltime aanstelling;
• 8% vakantietoeslag
• 8,33% eindejaarsuitkering
• Een fulltime aanstelling
• Fijne secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioenverzekering via ABP, (betaald) ouderschapsverlof, dertig vakantiedagen, tegemoetkoming in je ziektekostenverzekering en aanvullende zorgverzekering, stoelmassages, gratis fruit, RotterdamPas
• De mogelijkheid om bij een fulltime dienstverband naast dertig vakantiedagen 17 dagen compensatieverlof op te bouwen
• Een online leer- en ontwikkelplatform speciaal voor jou. Zodat jij kunt investeren in je loopbaan en persoonlijke ontwikkeling