Managementassistent / Directiesecretaresse | College van Bestuur | Onderwijsinstelling in Onbekend

Over de functie

Ben jij een ervaren Managementassistent die zich prettig voelt in een bestuurlijke omgeving? Werk je graag op het snijvlak van organisatie, bestuur en strategie en weet je overzicht te houden in een dynamische agenda? Dan is deze functie interessant voor jou. Voor een grote onderwijsinstelling in Amsterdam zijn wij op zoek naar een professionele en proactieve Directiesecretaresse. Je werkt binnen een secretariaatsteam van meerdere managementassistenten dat gezamenlijk het bestuur ondersteunt. Binnen dit team heb je een zelfstandige rol en een eigen takenpakket ter ondersteuning van twee directieleden. Deze positie kan zowel tijdelijk als vast worden ingevuld.

Jouw baan als Managementassistent/Directiesecretaresse:  
In deze rol ondersteun je voornamelijk de secretaris van het College van Bestuur en daarnaast de secretaris van de Raad van Toezicht. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke processen soepel verlopen en dat vergaderingen en overleggen goed voorbereid zijn. Je beheert een complexe agenda, coördineert bestuurlijke overleggen en bewaakt de voortgang van verschillende dossiers. Daarnaast zorg je voor heldere communicatie met interne en externe stakeholders. Ongeveer 80% van je werkzaamheden bestaat uit ondersteuning van de secretaris van het College van Bestuur. De overige 20% richt zich op ondersteuning van de secretaris van de Raad van Toezicht.

Wat ga je doen?
Ondersteuning secretaris College van Bestuur:

• Beheren van een complexe agenda en plannen van bestuurlijke overleggen.
• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen.
• Beheren van de mailbox en bewaken van opvolging.
• Bewaken van de voortgang van dossiers en opdrachten.
• Coördineren van de jaarplanning van bestuurlijke overleggen.
• Opstellen en redigeren van correspondentie.

Ondersteuning secretaris Raad van Toezicht:

• Opstellen en beheren van de jaarplanning van vergaderingen.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (locatie, catering en vervoer).
• Ondersteunen bij werving- en selectieprocedures indien nodig.

Samenwerking en communicatie:

• Samenwerken met collega-managementassistenten binnen het secretariaat.
• Elkaar vervangen bij afwezigheid.
• Bijdragen aan verdere professionalisering van het secretariaat.
• Contact onderhouden met interne en externe stakeholders.

Wat breng je mee?
Voor deze functie zoeken we een ervaren managementassistent die gewend is te werken in een complexe organisatie en snel kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Daarnaast ben je integer, stressbestendig en weet je op een vriendelijke maar duidelijke manier zaken voor elkaar te krijgen. Verder beschik je over:

• minimaal hbo werk- en denkniveau.
• minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• sterke organisatorische vaardigheden en organisatiesensitiviteit.
• een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren.
• uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
• goede digitale vaardigheden.

Over de organisatie
Je komt te werken bij een grote kennisinstelling in Amsterdam waar onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact centraal staan. Binnen de organisatie speelt het bestuurssecretariaat een belangrijke rol in het ondersteunen van het bestuur en het bewaken van bestuurlijke processen. Je vervult een zelfstandige rol binnen een professioneel en collegiaal team dat nauw samenwerkt met verschillende onderdelen van de organisatie.

Wat krijg je ervoor terug?
De organisatie biedt een uitdagende functie binnen een maatschappelijk betrokken werkomgeving. Je kunt onder andere rekenen op:

• een salaris tussen €3.708 en €5.057 bruto per maand (o.b.v. 38 uur).
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering.
• een ruim aantal vakantiedagen (tot 41 dagen bij een werkweek van 40 uur).
• een goede pensioenregeling via ABP.
• aanvullende arbeidsvoorwaarden en ontwikkelmogelijkheden.

Over het bedrijf

Arbeidsmarktspecialist waarin mens en organisatie centraal staan. Dienstverlening: werving en selectie, bemiddeling van internationale kandidaten voor internationale bedrijven, (loopbaan)coaching en trainingen, interim professionals, cocreatie projecten, HR sparringpartners en een B2B netwerk en platform: Projob Company Onboarding.